完Ｑ之路（三十二）：電腦系統內部控制
http://www.educationpost.com.
http://www.educationpost.com.
只要你曾經在大學修讀會計，或者你正在應考／考畢專業試，你便知道其實會計不只涉及計數：將Statement of Financial Position裡的淨資產及權益相等，或確保Statement of Financial Position，Statement of Comprehensive Income，Statement of Change of Equity和Cash Flow Statement裡的數字能互相連繫而不出錯，只是會計師最基本的工作。事實上，最考驗會計師能力的工作，可能並非有關數字上的工作，而是非數字的程序。
一間公司願意花錢購買／設計一個電腦系統，一般都是因為他們確信該電腦系統能為他們帶來方便、減低成本或增加收益。因此，在添置／管理一個電腦系統時，必須確保有關該系統的資源分配／管理得宜。要做好資源分配／管理的工作，相關人士可以問問自己以下問題：
2. 每年會否進行至少一次系統績效評估？有多少年資深的員工協助進行評估？
3. 員工對有關電腦系統的所有事情的溝通是否足夠？例如當某電腦系統進行系統更新，相關員工會否知道此事？
4. 員工會否進行定期風險評估，確保員工在任何危機出現時都能迅速及妥善進行應對？
5. 其他。
對所有電腦系統而言，保安是極其重要的一環。如果你已考畢HKICPA Module C的試卷，你便會知道對於電腦系統的內部控制主要分成兩類：General Control（例如設置有效的登入密碼）和application Control（例如確保資料輸入的完整性的程序）。由於General Control和application Control的程序多不勝數，公司最好能設立相關的政策，讓全公司的員工知道如何做好電腦系統的保安。（例如在政策上列明設置電腦密碼時最好用不同字母、數字、大小楷及特別符號）。
在科技一日千里的現今社會裡，程式變更並不是一件不常見的事情。特別是當談及一些由公司的電腦部同事設計的電腦程式時，程式變更的頻率更是高得嚇人（可能多至一天一次）。試想如果任何人在任何時候要求進行某程式的變更，對其他用家及程式開發人員來說必須是一種惡夢（其他用家在不知情的情況下不停轉用新版本的程式，而程式開發人員則要不停地應用家的任何要求工作）。因此，程式變更的管理程序至為重要。
當你在下雨天時想起昨晚天文台的天氣預告為天晴時，你便知道沒有任何人可以準確預測未來，因此沒有人肯定任何電腦系統會在下一秒鐘發生什麼事？
2. 備份必須被儲存在其他地方（而非公司所在的商業大廈）。
3. 由被許何的人定期進行備份的復原，以確保備份能被隨時使用。
這裡所指的是軟件、硬件及網絡的協助／管理。舉例說：
2. 任何程式的安裝須由管理員（Administrator）進行，而非由個別員工私下進行。
3. 公司的伺服器應被儲存在上鎖的房間裡，只容許有權限的人士進入並需填寫log book。
4. 進行適當的硬件管理，例如防火管理。
5. 進行適當的網絡安全管理，例如安裝防火牆。
對公司而言，客戶／員工資料的至為珍貴，不能隨便被外洩到其他人手裡。因此，公司必須做好對資料的保護。例如，對大公司而言，一日可能會有上百個新客戶，因此而有某些被許何的人才能為新客戶開辦戶口，亦只有有權限的人才能對客戶戶口進行修改。
以上只是小弟對於電腦系統內部控制的有限度了解。請原諒小弟未有提及其他有可能的重要電腦系統內部控制。小弟希望這篇文章能作為你對電腦系統內部控制的了解的一個起點，協助做好你公司裡的相關的內部控制。
