當你收到一張錯誤的賬單，你將會有什麼反應？哭笑不得？怒不可遏？無奈接受？還是沒有什麼特別反應，只需對方改正過來便成？事實上，一張賬單不應出錯，因為它應是從電腦打印出來。而且，這種涉及金錢的事情，理應在交到客人手上之前便好好地檢查好。
我想，這是所有客人的期望，也是發單者必須負上的責任。只是，這些看似是理所當然的事，真的是理所當然的嗎？電腦打印出來的賬單便不應出錯？
事實上，要確保一張賬單不會出錯，在購買過程開始都賬單發出，都不應涉及人手操作。這不是單純的指那些金額不應用人手輸入，而是電腦計算的條件也應避免涉及人手。
最簡單的例子便是在超級市場買東西。當你把滿滿的手推車推到收銀處結帳，收銀員便會用機器掃瞄每一件貨品的條碼，並且用程式一早設計好的優惠提供進行計算，即時為你計出總金額。那過程不會涉及收銀員為每一件貨品人手輸入價錢，也不會是他們即時人手輸入不同貨品的優惠，因此出錯的機會微乎其微。
但是，有些公司的發單過程只是半自動，而且過程中往往涉及多方的參與，令賬單出錯的機會大增。
第一點是貨品的單價。很多公司為了吸引客人，往往在某一單價上提供不同的優惠，例如價值為HKD 1,000的貨品或服務，對客人A的優惠是七折，對客人B的優惠可能只有九折，而這些都是銷售員根據對客人的重視程度而決定，發單系統很難包括所有的優惠，結果無可避免地出現人為地輸入貨品或服務單價的金額。
第二點是銷售員有時會與客人洽談價錢至最後一刻，甚至在系統計算賬單後才洽談成功，令系統裡的賬單金額不再正確。那麼，那些賬單能輕易地被修改？在發單限期前當然可以，之後便很困難，往往要開creditnote，那樣的話有人會化雜為簡地人手改動賬單，增加人為出錯的機會。
再者，這次的改動往往會影響下次的發單金額，加上要確保最後與系統記錄相符，之後定必涉及更多的人手改動，結果現實與系統記錄不符令賬單出錯的機會增加。
第三點就是可以收費的日期的不確定。這一來是因為雙方溝通不足，二來是貨品或服務提供出現問題，令我們不能如期收費，三來是因為當客人認為不能收費但我們認為可以之時，很多時我們最終也會為了避免得失客人而接受他們的意見，結果我們要修改賬單。
那麼，發單的一方能避免出現以上的問題？我看可能性不大，因為這樣的話貨品或服務提供者必須是不被動搖大的議價力（避免第三點），以及能操縱客人在限期前確定收費（避免第二點），而且他們的銷售人員不被捧為神的存在，每一次也很聽話地按規矩做事，不為取得客人而提供特別的優惠（避免第一點）。
在這個互相角力的商業社會，這根本是很難完成的任務。
換句話說，作為發單者，他們當然要負上責任，確保賬單正確無誤，但現實總是不會如願以償。他們必須要有承擔著隨時被人投訴賬單出錯的心理準備。