第二人生（一百四十五）：效率問題
上星期曾與上司討論同事的工作表現。他認為同事的表現並非不好，只是仍然有改善的空間，其中效率方面的改善空間明顯較大。
他留意到某幾位同事工作的時間總是較其他人長，很多時也不能在死線前交到功課，結果令其他事情也延黎處理。他很想知道背後的原因，並做一些針對些的行動來改善情況。他知道這情況繼續的話將會影響整個團隊的工作表現，以及個別花更多時間工作的同事的身體健康。
上司曾經想過是否因為工作量太多，令那些同事總要花上更多的時間來完成工作？還是說那些同事的工作根本就是需要那麼多時間來完成？可是，團隊中有另一位同事，他也在做類似的工作，卻總能準時下班，或者只加班一會，但表現卻不錯。由於上司本身也要負責很多工作，他未有空研究當中的分別。
我把一切看在眼裡，知道當中的分別的原因：簡單來說，就是工作的方式和工作的態度。
首先是工作的方式。那些經常都要加班工作的同事都是一些十分有經驗的人，在職場上工作了很久，早以為自己訂下了一套屬於自己的工作方法。在他們看來，跟從那些工作方法去完成工作為他們帶來最大的效率，也令他們感到最為舒服，但在我眼裡，我卻不太理解為何會使用那一套方法。
例如最簡單的檢查不同報告的數字是否相符，他們的方法是：使用雙眼去逐個數字檢查是否不一樣，以及用計算機計算總數。可是，換轉是我，我會利用Microsoft Excel的計算功能協助檢查。那些同事不用Microsoft Excel的原因十分簡單：因為他們不相信那程式的計算功能，也不懂得如何利用那程式來減輕自己的負擔，結果只能以一貫的方法完成工作。
我對於這個情況完全沒有意見，因為我覺得不同人總有不同的使事方法，只要能完成工作便成，只是在我看來，那些同事使用他們自身的方法的代價就是無盡的加班工作，以及精神的消耗。我很清楚，繼續這樣的話，那些同事將會因為受不了而想離開。
另外就是工作的態度。這裡不是說那些同事的工作態度散漫，平時只顧上網、和同事閑聊、把玩手機等。相反，他們的工作態度認真，從早到晚也在工作，精神總是集中在面前的電腦上。我想說的工作態度其實是為了提升自身效率而進行改變的態度。很遺憾，他們看來未有不斷改善工作效率的覺悟，一來可能因為工作量太多，令他們連一點重新思考工作的時間也沒有，二來他們可能已經適應了自己的工作模式，即使效率不高，他們也不想作出改變，寧願留在那個comfort zone。
我覺得這種不斷改善工作效率的覺悟是其中一種十分重要的工作態度，因為這樣做代表當事人正在不斷思考，不斷去為提升自身的工作速度、以期望準時下班而努力。如果沒有這種覺悟，當上司打算不斷增加我們的工作量和責任，我們將不能好好接下，結果只能在目前的位置繼續打拼，未能更上一層樓。
我把我的想法給上司說明，他也十分同意。可是，找出原因和問題所在總是比較容易，而解決問題卻是關鍵但十分困難的事。上司希望我能提供協助，我沒有理由拒絕，但我想這將是一件艱苦的事。
當下，我唯有期望我能想出理想的改善方案。
