第二人生（一百五十八）：共同語言
隨著公司發展愈大，客人的數量愈多，不同的問題便會出現，這是意料之內的事，重要的是同事們能齊心合作解決問題。可是，有時候，不同崗位的同事對同一問題的想法和認知可能會有不同。結果，他們未能以共同的語言成功對話，往往要花更多的時間來互相理解，解決問題。
昨天我的上司給我和我的同事發出電郵，要求我們與有關部門解決某一直以來也未能解決的顧客問題：由於雙方的問題，某客人一直未能享用我們的服務，但他們卻已付了部分費用。
這個情況持續了超過一年，但不知何故，這個個案總未有出現突破性的發展，結果我們一直都未能再發出任何帳單，也未能收回餘下的應收帳款。最後，我的上司終於按捺不住，下令我和我的同事必須要在日內與有關部門開會，儘快解決事情。
我的上司心知這是其他部門與客人之間的問題，我們會計部實在是無能為力，但這件事令我們的billing和collection受影響，我們實在不能不理。結果，我和我的同事只有硬著頭皮去找有關的部門談談。
有關部門回覆說，事實上我們與客人在大部分的問題上取得了共識並提供了補償方案，現在正著手協助完成該方案。同時，收款和重新收費的安排也有了方案，只待該補償方案完成便能實行。
這看來十分理想，只是在會計的角度上看，那收款和重新收費的安排有點模糊不清，例如客人之前已付的金錢現在是被當作什麼？是補償方案的費用？還是之後的月費？那些應收帳款在客人的眼中又是哪個月的月費？這些在有關部門的眼裡是不值一提的瑣事，但在會計人來看卻是不可忽視的事情。
換句話說，即使我們在討論同一件事，我們也用上不同的語言來溝通，結果我們從有關部門的口中未能即時取得想要的資訊。
結果，我們要向多位同事討論後，才能取得（令人失望）的答案：有關部門未有與客人討論在我們看來十分重要的細節。這也是意料之內的事情，一來這些細節不會影響客人使用我們的服務，是我們內部的會計問題，客人怎會主動提出釐清？二來客人那一方也未有把會計人士帶主討論之中。
最後，我們花了不少時間與有關部門的不同人士取得資料，並向上司匯報當下的情況和我們的對應。
事情看來者告一段落，但這也響起了警號：原來同一公司的不同部門，在處理同一件事情時，是用上不同的語言。這種會令解決問題的效率下降的情況實在應該被好好重視，不然下一次出現更大的難題時，部門間的不協調將會令公司蒙受損失。
