第二人生（一百七十九）：會議安排

很多時候香港人不喜歡開會的原因很簡單：會議未能有效地推進過程，結果浪費了與會人仕的時間。

上星期五在放工前臨時被抓住與其他國家的同事開會，內容是有關總部新增了一個與我們合作的部門，協助確保我們能更有效率地完成工作。這是一個大課題，也是令我一直以來感到苦惱的問題，因此當我知道總部開始調配資源來解決這個問題時，我看到了曙光。

這個會議除了包括主要辦公室的負責同事，還有總部的新部門同事和CFO。由於這個國際性的安排，我想會議應該是以高層次的形式進行，以新部門的介紹作開始，之後再簡單講解新部門如何協助，再安排之後新部門同事與各辦公室的follow up會議，到時再講述個別辦公室的問題與困難，最後在加以整理問題後向各位提供解決方法。

這是我認為最理想、也是最節省時間的安排，特別是與個別辦公室討論這一點，因為每一個地方所面對的問題也不同，沒錯當一個地方的代表談及他們的問題時，其他地方也能聽聽，但我認為在每個人也忙碌地工作的情況下，由新部門整理各位的資料再讓所有人一次過知道各地的問題更好。

結果是，會議雖然如我所料般展開，但之後它並未向我所想的方向發展。由於我希望在之後能安排到個別會議繼續討論，所以我並未有多發言。到了其他辦公室發言時，他開始詳細地說出他們的問題，但在我看來他並沒有好好想想究竟應否在這個時候發表：雖然我事前不了解他們所遇到的問題，但當下所聽到的他們的問題只是一些因為不小心和缺乏溝通所產生的問題，真的需要在CFO和其他辦公室同事在場的情況下提出？我不是說以上的人不需要知道，只是換作是我，我只會給高層和其他辦公室的同事知道一個大概，而不會詳細說明這些問題。

如我所料，CFO表示那些只是不小心和缺乏溝通所出現的問題，解決方法十分簡單，並希望他們能說其他問題。我想，最理想的情況是現在不討論問題，因為在每個人都不知道其他部門的情況下，互相討論只會浪費時間，還不如事後有人總結個別辦公室的問題，再讓個別辦公室思考大眾的問題更有效率。

當然，我只是小薯仔，未有為此發聲。我只是繼續地聽，而我的上司也不時表露出無奈的神情，我想他和我對這會議的想法是一樣的。接著那位同事繼續他的發表，雖然CFO不斷指出那些是good points，但我心想他真的想在這個時候聆聽這些問題？換作是我，我只會聽high level的情況，細節為再讓個別辦公室與新部門處理便成。

最後會議歷時一小時，我聽得很累，特別是在未知道個別辦公室的特別情況下聆聽他們的問題，更令我在某些地方聽得一頭霧水，更遑論不太了解日常事務的我的上司了（沒辦法，平時太忙，實在無暇花時間了解細節）。