第二人生(一百八十三):理想 v. 實際

隨著公司不斷發展,其規模不斷變大,工作程序變得愈多愈多且繁複。最近公佈的一個工作程序更令我的同事大感不妙。

那是關於會計入數的程序。自從年多前我們公司取消使用某在會計界廣泛使用的系統,改為使用根據我們公司生意性質度身訂造的Oracle系統之後,我的同事的工作便變得愈來愈多。很多時他們也為了要遷就系統和公司的政策而要多做不必要的步聚,例如總要經過某幾個部聚才能做到某些更改,相比那些被廣泛使用的會計系統,這個oracle實在是過份難用且複雜。

即使是經過了年多的反覆使用,我的同事已經習慣了系統的應用,他們也總是因為系統的一些多餘步驟而受苦,經常承受可以避免的加班不特止,還會因為系統時不時出現奇怪的問題而打亂了工作。企是,這畢竟是公司花了金錢建立的系統,不能因為一時三刻的不方便和小問題而捨棄。

最近我們收到了一個電郵通知,指公司為了確保每一條付款交易正確無誤,當同事們把相關資料輸入系統後,團隊領頭必須要逐一檢查並批准,方能完成工作。(那些交易在進行時已經由老闆批准,付款已經完成。這個批准是關於輸入資料。)目前的做法是,同事會把付款交易逐一輸入,但不用上司批准便能繼續其工作,直至完成埋數工作後讓上司檢查一下,若果看到有問題便叫同事立即改過來。

想也知道,目前的工作程序是比較有彈性和有效率:一來同事不用等待上司批閱每一條付款交易便能繼續其工作,二來上司也不用多花時間在中間過程的細節上。可是,總部卻認為當下的做法未能有效地管理和控制同事所輸入的資料,覺得上司必須要確保系統裡的資料正確無誤,才能繼續餘下的會計工作。

若果只以理論角度來說,總部的想法是正確的,而且如果做到好的話,更能在即時改正錯誤,而不會埋下計時炸彈,在將來的某一刻爆炸。可是,這種做法很大程度上建基於人手充足的假設上:假設上司有多餘的時間檢查每一條付款交易並按下「批准」。但是,這種假設對於我公司來說其實是不設實際:公司裡的大部分同事在任何時候也是忙得不可開交,除非他們把一天24小時也奉獻給公司,否則他們不可能再有餘裕去接受更多的工作。

就我上司的情況來說,他一天留在自己座位工作的時間不多,大部分時間也要和不同的人開會,處理不同的事,令他每一天夜晚才能處理文件上的工作,試問他如何能再抽時間做那些審批工作?結果顯然易見:
一、上司沒有時間工作,結果延遲審批,令同事工作受延誤,結果不能在限時完成埋數工作;或
二、上司為了省時而隨便審批,結果新程序猶如無物,總部及同事又要花上時間應付沒有成果的額外工序,達至雙輸。

這某程度上也揭露了總部高層總是以理想的角度思考,不會理會實際環境。可是,在高層的決定下,下屬們從來無say,我們只好慢慢習慣這新工序了。

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