第二人生（一百九十八）：會議
「相心，隨著你不斷向上流，我認為你必須找一些課程提升自己管理的能力。你就找一些合適的課程讀讀吧。」這是當我仍在舊公司時，舊上司的一點心意。
結果我便找了坊間的一個看來不錯的課程。
有沒有用途是見人見智，但至少我聽到了其他人的分享。
第一堂是關於主持會議。上課的人並不是很多，很多也是中年人。這也是正常的，因為這個課程的對象是一班中層管理者。我相信不是很多人在我的年紀已經是高層人士（提外話：最近我才發現我有一位同齡的朋友原來是在某大型投行任職Director，之前也未有聽過他提及過。他是聰明的人，希望我在將來的某一天也能有這種機會。），而且也沒有太多人願意花錢去上這些課程，因此這種人數的出席者是預料中事。
課程一開始導師便抓及了「寫議程」這件事。我當時心想，這不就是一般書本上提及過的文件？現實生活裡是否會有人如此花時間地寫這些文件？結果，我錯了：原來很多出席者也有寫會議議程。
回想我過去接近十年的工作生涯中，我未曾出席過一個會計議是需要寫會議議程！我想這要麼是那些會議的與會者太懶？要麼就是我所在的公司規模實在未夠大，不用寫這些會議議程。
我知道有當公司為了用大的決定而開會時，這類會議議程是必須的，奈何我真的未曾接觸過這種議程。一般來說，我會做的就是先在開會前發出Agenda，再在會議進行中跟著Agenda進行，並寫下重要的資料（例如什麼人要負責什麼事？），最後在完成會議後寫一封電郵去做總結。
結果，正式的會議主持原來是要：
- 確定會議主題。同時要確定日期、時間、開會人員、場地、主持人等；
- 準備相關資料和說明；
- 通知開會人員參與開會，並提供座位表及出席表等；
- 通過上次會議紀錄；
- 通過本次會議議程；
- 逐一報告及討論已列出的事項，以及其他新事項；和
- 擬定下次開會日期及散會
其他出席者亦指出，為了令每次開會也不會浪費時間，有時侯在會議完結後每一位與會者也要寫下他們在會議所說過的事情。這可花上了與會者王少半天的時間。我聽完後實在是感到驚訝，原來我一直也未曾參與過如此正式的會議？
之後，導師提及了一些會議主持人應有的能力，例如
- 要確保會議準時開始和完結；
- 確保導守議程；
- 了解每位與會者的動機和想法；
- 懂得提問（What, Who, When, Why, Where, How , How Many/How Much）；和
- 懂得避免離題、引導發表意見和調解爭議等。
雖然這些都是書本上的知識，我卻從來未想像過在現實生活中應用這些知識？或者在接下來的十年人生裡，我說不定需要學會應該這些知識。
