第二人生(二百一十九):用行程表來管理時間?想多了!

記得我在舊公司工作時,我從我的前上司身上學會了一件事:當想找上司開會時,千萬不要直接問他們,因為他們不會直接回答你,只會叫你看看他的行程表。

當然,這只是應用在上司是那種會寫行程表的人;如果他是一些很隨性,或者不太忙的人,還是直接問下為好。
那時候我們都使用Microsoft Outlook,當中的行程表的功能讓我們可以知道所有同事的所有行程(他們也會選擇把私人會議隱藏,讓其他人不知道他將管誰開會,但我們仍然會知道他在某個時間是要做某事情),因此當時我的上司便要求我們如果有什麼事情要找他,不要先直接問他,直接看他的行程表便成,因為他不會記得每一個行程。
我曾在《放心,你仍然在學習的道路上》一文中提到,成功的人的其中一個習慣就是寫行程表,因為這樣做是可以讓他們知道接下來將要做什麼,有多少空閒時間可以做其他事情。
事實上,行程表亦可以為我們進行某程度的時間管理。
我相信大家都不會對「時間管理」這詞語感到陌生。事實上,很多人在在學時期已經從老師口中聽過這四個字。在讀書時期,老師會叫你好好管理時間學習,令自己在考試前充份準備好考試範圍;考試時必須要做好時間管理,令自己在有限的時間裡完成試題;平時應該好好管理時間,令自己可抽時間學習課本以外的知識/興趣,增廣見聞。
在社會上工作以後,我們會接觸得到更多關於時間管理的概念:在書局/坊間的講座裡,我們會看到很多以時間管理為主題的工具書/講座;在公司裡,上司會毫不猶豫地把大量工作交給我們,叫我們在某個限期前做好,並隨意拋下一句「好好管理好你的時間,在限期前完成它們。」;我們的家人會因為你不斷加班工作而抱怨說:「你能否好好管理工作和私人時間?不要只顧工作不理我們!」
要處理以上問題,建立一個行程表是一個很好的方法。但是,我認為行程表只能有限度地處理這些問題。
我認為這就像是生病看西醫吃藥一樣,行程表只能幫助你暫時處理有關時間管理的問題的表癥,卻不能徹底解決相關的問題。
試想想,行程表只是一個工具,幫助我們把已知的行程整理好,也令我們知道哪個時候有空間可以做哪些事情,period。那麼,如果工作量太多,把行程撐表都擠滿了,很多其他事情也放不下,那該如何?或者,如果我們完成了一個色彩繽紛、很精美的行程表,卻因為不同的突發事而令我們總是未能按照那行程表行事,我們又如何是好?
事實上,包括我在內,很多人都不能好好行用行程表這個工具去管理好時間,最後行程表淪為了為寫而寫的工具,或者只是一個提醒的工作,或者最後不再使用行程表。
我的想法是,我們不要把行程表看作為處理管理時間問題的最關鍵工具,不要對它抱有太大期望,因為它實在只是一個整理工具。同時,我們也不要妄想管理時間,因為時間是虛無的,並不能透過任何工具去管理。
先把自己的心態調整成可以接受到以上的觀點,然後我們便繼續深入地探討時間管理的問題。

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