第二人生(二百二十):時間管理的潛台詞

上回說到我們經常聽到時間管理這詞語,也在日常生活和工作裡感受到時間管理的困難。很多時候,我們會嘗試用日程表來解決這些問題,但絕大部分的人失敗了,原因是他們忽略了一個重要的事情:日程表只是整理工作的工具而己。

那麼,我們要怎樣做才能解決時間管理的問題?

我的前老闆曾經向我展示了其中一個重要的行為。

他是一名外國人,有一段時間他經常要不停飛到不同的國家,處理很多公事和私事。因為他經常不在香港辦公室,很多時候一些要他親自處理的事務便變得很困難,例如要他協助付款,或者要他簽署一些文件。

前者其實相對簡單,只要他手上有銀行Token,他能連接上網的話,他便能即時處理付款;而簽署文件則要他親身在港才能做得到。

雖然我不是負責叫他簽名的那個人,我也不時對那位同事感到無奈:他總要不停地監察前老闆何時回來,並盡量把所有要前老闆處理的事務一併提交,不然遺漏了的話便不知要等到什麼時候。

但是,他每一次回來都會有一些好消息帶來,例如某大客戶終於和公司簽了合約,或總公司又有重大的策略變動等,這令我明白到,他不是不想理會香港辦公室的日常事務,而是他根本理不了,因為他有更重要的任務要做。

他要負責的事情太多,而他卻只有每天24小時的時間,所以,他作出了取捨。

沒錯。Prioritization就是第二個處理時間管理問題的方法。要寫這個字十分簡單,但要做到卻很難。首先,我們要了解我們手上的所有工作的性質,然後按其緩急輕重來決定何時處理那些工作。

這可是沒有答案的問題:沒有人會告訴你那個是要優先處理的,因為對不同人來說,他們想要你完成的工作都是最重要的、最應該要優先處理好,但不是他們叫我們做,我們便要即時處理;我們也不能妄想能在第一次便搞清楚事情處理的優先次序,因為每一次總會有一些不同的因素影響我們的決定。

我的前老闆便以行動來告訴我們,他總會優先處理關於公司生意的事務,之後就是關於公司總部的策略目標。至於香港辦公室的日常事務?抱歉,等一下吧!

當我們習慣了建立行程表,並學懂了如何決定事務的優先次序,我們只需做好餘下的一件事,便能好好地解決時間管理的問題。那件事可以從以下的故事中領悟得到。

A在大學時看到一本書,內容是關於成功的人的一些小習慣。當然,他們有很多不同的小習慣,其中最令A覺得很驚訝的是,成功的人總會習慣很早起床,之後他們可能會做運動,或者進行學習,或者簡單地看書,因為有研究顯示人在早上的學習能力是比較好。

A覺得早起床也應該不是一件難事?他當時每晚十一時多上床睡覺,比其他人來說已經算是早睡之人,理應能在六時起床吧?結果,當時習慣了在早上七時多八時起床的他(因為最早的課堂也是在早上九時左右),在最初的十數天也不能如願/很困難地在六時起床。

他當然想放棄。可是,他內心卻不斷告訴自己:「早起床已經是最容易做到的事情了,不是嗎?如果這也做不到,我又如何能成功?」結果,他努力地堅持住這個目標,最後他成功地在六時、五時,甚至四時起床,並持續著十年之久。

A在早起時會做什麼?他會獨個兒到街上跑步,或者看影片學習英文或其他新知識,或者進行寫作。

沒錯,小弟就是A。我到現在也很佩服自己有這個能耐。從這件事上,你可會想到最後的一個解決時間管理問題的方法是「習慣」,但我覺得是更重要的事情。我之所以能夠持之以恆地早起床,可以說是習慣,但更重要的是在在這件事上能管理好自己。

我必須要在十一時左右上床睡覺,才能不會因為太早起床而令自己在日間工作時沒有精神,影響工作;同時我也要管理自己不要為早起而早起,而是為了學習而早起。當然,效果是否彰顯是另一回事,或者我晚睡晚起也能有相似的學習效果,但重點時我管理好自己在做到這件事。

沒錯!管理時間其實說是管理自己。我們每一個人都只有一天24小時的時間,根本是改變不了的事實。如果我們沒有管理自己的能力,即便我們建立了多華麗的行程表,或者我們有多擅長把工作排優先次序,我們也不能好好地處理時間管理的問題,因為我們執行不了。

執行就是做事情的重中之重,而執行就是管理好自己的能力。

不是說能早起床就代表管理好自己,但同樣的心態否應用在不同的事情處理之上。只要我們管理好自己處理某一件事,我們便應該有自信能管理好自己處理其他事務。

換句話說,時間管理的潛台詞是:當我們能管理好自己,懂得把事務的處理排優先次序,並建立好一個詳細的日程表,我們將能好好地管理時間。

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